Objetivo del cargo: Planificar, coordinar y ejecutar eventos corporativos, comerciales, sociales o institucionales, asegurando el cumplimiento de los objetivos establecidos, presupuesto, cronograma, estándares de calidad y experiencia esperada por los asistentes y clientes.
Principales responsabilidades:
- Elaborar cronogramas, presupuestos, agendas y planes de trabajo.
- Planificar y coordinar integralmente los eventos, desde la conceptualización hasta el cierre.
- Coordinar proveedores de catering, decoración, audiovisual, mobiliario, transporte, seguridad, personal y otros servicios.
- Solicitar y analizar cotizaciones, negociar condiciones y realizar seguimiento a proveedores.
- Coordinar la logística antes, durante y después de cada evento.
- Supervisar el montaje, desarrollo y desmontaje del evento.
- Coordinar al personal interno, proveedores, anfitriones, participantes y demás involucrados.
- Gestionar invitaciones, registros, confirmaciones y atención a los asistentes.
- Verificar que los espacios, equipos, materiales y recursos estén disponibles y funcionando correctamente.
- Resolver oportunamente imprevistos y contingencias durante la ejecución de los eventos.
- Mantener comunicación permanente con clientes y áreas internas.
- Realizar seguimiento al presupuesto y controlar los gastos del evento.
- Elaborar informes de resultados, evaluación de proveedores y cierre presupuestario.
- Recopilar retroalimentación de asistentes y clientes para identificar oportunidades de mejora.
- Asegurar el cumplimiento de políticas internas, protocolos de seguridad y estándares de servicio.
Requisitos del cargo
Formación académica:
- Título universitario o tecnológico en Administración de Empresas, Marketing, Comunicación, Relaciones Públicas.
- Experiencia:
- 2 a 3 años de experiencia en organización y coordinación de eventos.
- Experiencia en manejo de proveedores y presupuestos.
- Deseable experiencia en eventos corporativos, institucionales, comerciales o de alto volumen.
Conocimientos:
- Organización y producción de eventos.
- Gestión de presupuestos y proveedores.
- Protocolo y atención al cliente.
- Logística y planificación.
- Competencias:
- Planificación y organización
- Orientación al cliente
- Comunicación efectiva
- Negociación
- Trabajo bajo presión
- Resolución de problemas
- Orientación a resultados
- Liderazgo y coordinación de equipos
- Proactividad
- Atención al detalle
- Adaptabilidad y manejo de imprevistos
