Auxiliar General

Objetivo del cargo: Brindar soporte en actividades administrativas y operativas en la empresa, mediante la gestión ordenada de documentación física y digital, el manejo de bases de datos y registros, la ejecución de trámites internos, y la colaboración en tareas de apoyo que contribuyan a la eficiencia de los procesos y al adecuado funcionamiento de las distintas áreas.

Funciones:

- Proceso de recepción, recopilación de información, solicitud de firmas y seguimiento.
- Organizar, archivar y dar seguimiento a documentación física y digital
- Escanear, digitalizar y cargar documentos en plataformas o carpetas compartidas.
- Verificar que los documentos estén completos, en orden correlativo, sin duplicados ni errores, y reportar cualquier inconsistencia.
- Dar de baja documentación antigua y trasladarla a los contenedores asignados, manteniendo registros actualizados.
- Elaborar y actualizar listados o inventarios de archivos, carpetas o cajas en Excel.
- Preparar carpetas, expedientes o kits documentales para uso interno o auditorías.
- Ingresar y actualizar datos en hojas de cálculo de Excel para el control y manejo de la información
- Apoyar en el control de inventario de insumos documentales (carpetas, sobres, cajas, etc.).
- Coordinar la entrega y recepción de documentos entre áreas, informando sobre entregas, devoluciones o faltantes.
- Contactar a proveedores o clientes para confirmar información o recepción de documentos.
- Recibir mercadería verificando que se ajuste al pedido realizado.
- Apoyar en la programación de citas, recordatorios o tareas administrativas
- Revisar proformas del área de Compras, asegurando que estén completas antes de enviarlas.
- Enviar documentación a Contabilidad y otras áreas administrativas y confirmar su recepción.
- Organizar respaldos de pagos, órdenes de compra y otros soportes contables.
- Apoyar en procesos de auditoría interna mediante la preparación y entrega de la documentación solicitada.


Requisitos:
Estudios o nivel académico:

- Bachiller

Experiencia y tiempo de experiencia:

- Experiencia mínima de 1 año en tareas administrativas, de archivo o soporte documental.

Requisitos del cargo:

- Conocimiento básico- intermedio en manejo de Excel (filtros, orden, búsqueda de datos, fórmulas).
- Capacidad para revisar documentación con atención al detalle.
- Buena comunicación
- Manejo de correo electrónico y plataformas como SharePoint.

Conocimientos que debe tener el perfil:

- Microsoft Excel nivel básico-intermedio.
- Organización de archivos físicos y digitales.
- Escaneo y digitalización de documentos.
- Manejo de SharePoint (cargar archivos, revisar carpetas).

Competencias para el cargo:

- Organización y atención al detalle
- Responsabilidad y cumplimiento
- Buena comunicación y empatía
- Disposición para ayudar y trabajar en equipo
- Proactividad