Secretaria Ejecutiva

1. Atención personalizada a proveedores nacionales e internacionales, personal interno y externo.
2. Recepción telefónica de clientes de la compañía.
3. Administración, manejo de caja chica y cuadre diario.
4. Entregar caja chica a la Asistente Contable cuando exista el 50% de flujo disponible para el respectivo registro y reembolso.
5. Responsable de recepción de cheques y recibos recibidos por los asesores comerciales para registro en el sistema contable, así como también dinero en efectivo para depósito en cuentas empresariales y posterior entrega al área de Crédito y Cobranza con documentos de respaldo.
6. Receptar los suministros de oficina que los colaboradores requieran en el documento de suministros de oficina y compra.
7. Coordinación de compra de suministros de cafetería.
8. Funciones generales e inherentes de secretariado y manejo de archivos.
9. Control diario y permanente del correo electrónico de la compañía, recepción de mensajes de Quipux, Agrocalidad, IEPI, Arcsa, etc.
10. Compra de tiquetes aéreos: viajes internacionales, nacionales, coordinación de los equipos de trabajo, transfer in, hoteles, manejo de agendas, etc.
11. Manejo de la agenda y calendario, coordinación de reuniones diarias de la Gerencia General.
12. Coordinación de actividades administrativas del Chofer-Mensajero-Bodeguero, recepción de hoja de ruta diaria.
13. Reuniones diarias con el área de crédito y cobranzas, logística para programación de ruta administrativa y comercial.
14. Seguimiento de trámites en permisos de funcionamiento, entidades gubernamentales y entidades bancarias. (Luae, bomberos, municipio, certificados bancarios, etc.)
15. Proceso de matriculación de vehículos empresariales.
16. Llevar archivo y organización de documentos correspondientes a vehículos empresariales.
17. Archivo general de documentos de Gerencia General.
18. Coordinar el buen mantenimiento de las instalaciones de la empresa.
19. Revisión semanal con la persona de servicios ocasionales limpieza de oficinas y registro en documentos.
20. Elaboración de comunicaciones internas y externas de la empresa.
21. Revisión y aprobación semanal en el CRM (Odoo) gastos de asesores y promotores comerciales) para posterior paso al área de contabilidad.